EPM (Enterprise Project Management) es una solución o herramienta de gestión de proyectos, un sistema de información de apoyo a la gestión de operaciones de envergadura y complejidad, de carácter no repetitivo y necesario para cometer una obra de importancia en el contexto empresarial, sistematizando las técnicas de gestión y las formas de organización adecuadas para resolver operaciones complejas, que implican a varios conjuntos de personas, máquinas, mercaderías, etc.
En la definición anterior hay que destacar:
- Administra de forma inteligente el ciclo de vida del proyecto.
- Incorpora soluciones de gestión empresarial de proyectos.
- Implica transformaciones y cambios en procesos, organización y tecnología.
- Mejora la gestión de proyectos internos y externos.
- La información que se gestiona mediante la herramienta es un activo.
- Proporciona progreso y calidad a los proyectos.
Existen diferentes departamento o áreas para mejorar el EPM:
- Área financiera.
- Gestores operativos del proyecto.
- Área de dirección de la empresa.
- Área comercial.
- Administradores de las aplicaciones.
CICLO DE VIDA
El ciclo de vida del EPM tiene diferentes fases:
- Configuración general.
- Creación y estimación de un proyecto.
- Planificación del proyecto.
- Evolución transaccional.
- Seguimiento del proyecto de la cartera de proyectos.
CONFIGURACIÓN GENERAL
Cualquier solución software de gestión de proyectos requerirá la identificación inicial sobre el sistema de toda la información relativa al conjunto de proyectos a gestionar en la empresa.
Para ello se proporcionan formularios y modelos internos de datos:
- Identificar los aspectos generales en la gestión de proyectos de la empresa.
- Establecer calendarios genéricos que nos permitan hacer las planificaciones.
- Identificar los recursos disponibles en la organización.
- Identificar en el sistema los valores de costes.
- Identificar los proyectos plantilla que se puedan adaptar rápidamente.
- Identificar los criterios de clasificación de los proyectos en la empresa.
CREACION Y ESTIMACIÓN DE UN PROYECTO
Una vez tenemos el sistema configurado para permitir el uso de la solución de forma apropiada será posible iniciar el uso del sistema. Para ello se inicia el ciclo de vida del proyecto identificando los datos generales de cada uno de ellos.
- Presupuesto del proyecto.
- Identificación del tipo de proyecto atendiendo a sus objetivos.
- Identificación de los principios contables y financieros del proyecto.
- El tipo de proyecto.
- Estimación de costes, recursos y beneficios.
- Evaluación del impacto estratégico.
- Evaluación de riesgos.
- Identificación de las condiciones de comparación del cliente respecto al proyecto.
- Identificación de los datos del proyecto.
- Subproyectos.
- Actividades.
PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO
Una vez el proyecto de ha definido se sigue con la planificación.
- Programación asistida o manual del proyecto y reserva de capacidad de los recursos y centros de trabajo según capacidad finita o limitada:
- Los programas permiten identificas la distribución en el tiempo de las tareas a realizar, así como los recursos que intervienen en cada una de las tareas.
- La programación puede ser propuesta por el sistema para su posterior aceptación.
- Existen distintos criterios de aplicación de la programación automática: hacia delante y regresivo.
- La programación se apoya sobre herramientas gráficas como representaciones de Gantt.
- Previsiones de proyectos con objeto de identificar una distribución de recursos eficiente y un control de gastos exhaustivo para conseguir un margen razonable: tiempos, gastos, productos, facturaciones a cuenta.
- Simulación financiera.
- Conversación de previsiones de proyectos a contabilidad presupuestaria.
- Previsión de cash-flow.
- Previsión sobre el suministro de materiales de compra (forecasting)
- Detalles de las actividades.
- Definición del flujo de trabajo.
FASE DE EVOLUCIÓN TRANSACCIONAL DEL PROYECTO
Una vez se ha escrito en el sistema la información base del proyecto se ejecutarán las funciones que permiten identificar los aspectos transaccionales de los proyectos.
- Imputación de los tiempos consumidos en los proyectos por los distintos empleados en cada actividad.
- reserva de capacidad de ejecución.
- Imputación de gastos durante la ejecución del proyecto.
- Consumibles, equipos y materiales, entregados al cliente.
- Re-planificaciones de centros de trabajo y recursos. Gráficos de Gantt.
- Posibles ingresos relacionados con el proyecto
- facturación de anticipos.
- Facturas a cuenta.
- Revisiones y ajustes sobre las estimaciones de proyectos en curso para obtener información.
SEGUIMIENTO DEL PROYECTO Y DE LA CARTEA DE PROYECTOS
El seguimiento del proyecto puede realizarse de forma paralela a la introducción de la información.
Las funcionalidades disponibles para el seguimiento son:
- Consultas sobre las transacciones del proyecto.
- Informes de previsión e ingresos.
- Informes y consultas para el control de la ejecución del proyecto.
- Integración con herramientas de escritorio externas.
- Pérdidas y ganancias.
- Trabajo en curso (WIP).
- Asignaciones de nóminas
- Consumo.
- Ratios de eficiencia de los empleados.
OPTIMIZACIÓN DE LA CARTERA DE PROYECTOS Y ANÁLISIS
- Evaluación del riesgo.
- Evaluación del impacto estratégico.
- Estimación de beneficios.
- Priorizar factores impulsores del negocio.
- Mapas de inversión.
- Análisis hipotéticos.
- Elaboración de modelos de frontera eficiente.
- Análisis de la alineación empresarial.
